Socialforvaltningen baner vejen for fremtidens smarte investeringer

24.05.2017, Kl. 11.09

By H02N

0 comments
Fra ide til smart investering

Hvad kan innovationspartnerskaber, brugerinddragelse og tests gøre for ens idé, når det bruges som værktøjer igennem et helt projekt? Det har Socialforvaltningen valgt at teste i samarbejde med Innovationshuset (IH) i ØKF.

I Københavns Kommune bliver der i stigende grad indgået partnerskaber, og netop det, at nye kompetencer inddrages fra start til slut i projekterne, er med til at muliggøre rejsen fra idé til nye smarte investeringer,  der kan skabe effektiviseringer og større værdi for københavnerne.

Socialforvaltningens nyopstartede projekt, der tester, hvordan man kan udfase beboernes lommepenge i kontanter på bosteder i København, er et godt eksempel på sådan en succesfuld rejse, der tegner til at blive en smart investering for Københavns Kommune (KK). I projektet har man netop været igennem den første fase fra idé til business case i samarbejde med Innovationshuset, og på baggrund af resultaterne herfra har man nu modtaget 1,24 mio. kr. i støtte fra Innovationspuljen til at gå videre med projektet og teste potentialet for at skalere det til flere bosteder i København. Dette skal gøres i samarbejde med private leverandører, der stiller deres nuværende digitale løsninger til rådighed.  

 

Fra idé til business case ved hjælp af tidlig brugerinddragelse og tests

I arbejdet med at lave business cases har det været helt afgørende for projektleder Luise Fentz, at man i processen har haft mod til at sætte tid og penge af til at inddrage brugerne og teste løsningsforslagene, inden man har formuleret besparelserne:

”Hvis man laver sin business case uden at have inddraget brugerne og testet tingene først, betyder det, at man har formuleret besparelser, inden man ved, hvad projektet skal ende ud med. Og her vil vi faktisk gerne gøre det den anden vej rundt – vi vil gerne have viden, inden vi træffer beslutninger,” siger hun og uddyber: ”Alternativet er, at man besparer up-front, hvilket er en hæmsko for al udvikling i min optik.”

Empati og brugertests

I projektets første etape har man gennemgået en såkaldt empatifase på bostedet Verahus, hvori man har arbejdet med at opnå en detaljeret indsigt i, hvordan virkeligheden i dag ser ud. Her har man konkret arbejdet med at lave en baselineundersøgelse, dvs. en dokumenteret procesbeskrivelse af arbejdsgangen på bostedet, for at forstå, hvordan processerne omkring kontanthåndteringen er i dag. Samtidig har man foretaget observation og lavet interviews. På den måde har man fået en meget specifik viden om, hvilke udfordringer beboerne på bostedet har i forhold til at tage eksisterende digitale løsninger til sig.

I projektets næste fase vil Socialforvaltningen samarbejde med Innovationshuset om at tage ud på dagtilbuddene og på fem bosteder inden for handicap- og voksenområdet for at teste udviklingspotentialet i de digitale løsninger, som allerede findes på markedet, og som i projektet stilles til rådighed af to eksterne leverandører. Her ønsker man både at se på, hvordan de digitale løsninger fungerer i forhold til beboernes digitale færdigheder og i forhold til medarbejdernes arbejde med at håndtere kontanter. Samtidig skal testene vise, hvor gode skaleringsmulighederne er for projektet, hvis man formår at udvikle og tilpasse de nuværende digitale løsninger til brugernes behov.

For Luise Fentz er det et strategisk valg at teste tingene så tidligt som muligt i projektet – for det leder til en billigere proces og i sidste ende en bedre investering:

”Ved at teste tingene, inden vi træffer de strategiske investeringsvalg, sikrer vi, at vi begår fejlene i en lille skala, så vi ikke begår dem i en stor skala, hvor det koster rigtig mange penge at begå fejl,” siger hun og uddyber: ”Det koster nogle penge her og nu, men i min optik har vi ikke råd til at lade være. Vi har tidligere oplevet, at vi ikke har haft viden nok, når vi har lavet it-investeringer, og det har resulteret i flere mindre succesfulde it-projekter.”

I det videre arbejde med projektet vil partnerskabet med Innovationshuset samtidig medføre en mere effektiv proces, idet man allerede har opbygget en stor fælles viden internt i kommunen, som man nu kan bygge videre på:

”Det er rigtig godt, at jeg nu kan bruge de samme folk, som var med mig ude på Verahus – det giver et højt videngrundlag og en fælles forståelsesramme, der gør, at vi fra start kommer hurtigere ud over stepperne. Samtidig er det rart, at den viden, vi genererer, bliver i kommunen, og at Innovationshuset bliver en magnet for det fælles på tværs af forvaltningerne. At de fastholder en viden, som de kan dele, når de møder andre forvaltninger, til forskel fra, hvis man køber nogle konsulenter til at gøre arbejdet, som så forsvinder ud af huset igen med al deres viden.”

Inddragelse af erhvervslivet i Københavns Kommune gennem partnerskaber

Innovationshuset skal desuden fremover arbejde sammen med Socialforvaltningen om at få inddraget leverandørerne i arbejdet med at videreudvikle de digitale løsninger:

”Det har vi ikke været så gode til i forhold til den måde, vi har arbejdet på tidligere. Vi har nok haft en idé om, at vi sammen med leverandøren på forhånd har haft en god formodning om, hvad borgeren vil have,” forklarer Luise Fentz.

I Luise Fentz’ optik ligger der et stort potentiale i det at indgå et partnerskab med IH, hvor man får inddraget leverandørerne gennem hele processen –  både for selve projektet, for leverandørerne og for Københavns Kommune, idet man kan bruge den fælles viden til at udvikle bedre løsninger:

”Vi vil gerne præge leverandørerne. De kan ikke udvikle løsninger til os, hvis ikke de kender til de problemer, de skal løse. Derfor kræver det, at de er derude sammen med medarbejderne og borgerne og hører om deres behov og problemstillinger, så de kan videreudvikle på deres løsninger. Så tests og brugerinddragelse er også et led i at modne et marked til at udvikle nogle mere skræddersyede løsninger til de problemstillinger, vi står med i dag.”

Projektet med kontantudfasning tegner på alle måder til at blive et succesfuldt eksempel på, hvordan partnerskaber, tidlig brugerinddragelse og tests kan være med til at bane vejen for fremtidens smarte investeringer på tværs af KK. Alene i Socialforvaltningen er der ca. 2.800 beboere på døgntilbud, som har brug for hjælp til diverse udlæg til dagligt forbrug. Der bruges således mange resurser i forbindelse med den fysiske håndtering af kontanter, eksempelvis kræver det ofte to medarbejdere at håndtere udlæg til indkøb, frisør, etc. flere gange dagligt.

Samtidig ser projektet også ud til at være relevant for eksempelvis plejehjem, hvor man oplever lignende udfordringer. Lykkes det at skabe en innovativ digital løsning på bostederne, vil det være en gevinst for alle parter – både offentlige og private, og ikke mindst for beboerne ude på botilbuddene, som vil blive inviteret med ind i den digitale udvikling.